Endret: 13 des 2016     Opprettet: 10 jun 2010

Retningslinjer for styrearbeid

For å delta i styret må du forplikte deg på dette grunnlaget slik at det mulig å opprettholde en kontinuitet. Styret kan selv endre disse retninglinjene med flertallsvedtak i styret. Mange kan nok synes at dette er selvfølgeligheter, men for de som ikke har erfaring fra slikt arbeid, kan det være lurt og kikke på og kanskje lære noe hvis du har lyst til å stille til valg.

Formål med retningslinjene

Retningslinjene for styrearbeidet skal bidra til å opprettholde kontinuitet i styrevirksomheten og danne grunnlag for en felles forståelse av hvordan styret som arbeidsgruppe skal samhandle, kommunisere og beslutte, til beste for borettslaget og beboerne.

Generalforsamlingen (GF) er borettslagets øverste styringsorgan. Generalforsamlingen velger 1 styreleder og 4 styremedlemmer som skal utgjøre borettslagets styre og 2 varamedlemmer. Styrets arbeid skal gjennomføres i tråd med lover og forskrifter, fattede vedtak og retningslinjer for styrearbeidet. Retningslinjene gjennomgås og vedtas ved alle konstituerende styremøter og det forventes at alle deltakerne i styret gjør seg kjent med og utviser lojalitet mot disse "spillereglene".

Ansvar

Det samlede styret har ansvar for borettslagets ordinære drift. Styret har beslutningsmyndighet i alle saker som ikke er tillagt andre iflg. lover, forskrifter, vedtekter eller generalforsamlingsvedtak. Styret har ansvar for å innkalle til årlig generalforsamling innen utløpet av juni måned. Styrets medlemmer er felles ansvarlig for styrets fattede vedtak. Det er tegnet ansvarsforsikring for styret. Styrearbeidet reguleres av Lov om Borettslag og tilhørende forskrifter.

Styreleders ansvar, fullmakter og oppgaver

Styreleder er valgt særskilt av GF for å lede styrearbeidet og den daglige driften av borettslaget i tråd med fattede vedtak. Styreleder er, sammen med styret, ansvarlig for budsjettstyring og økonomioppfølging, innkaller til og leder styremøtene, sikrer at styret fatter lovlige vedtak og sørger for at disse gjennomføres på en tilfredsstillende måte, til beste for beboerne og borettslaget. Styreleder har, sammen med styret, ansvar for at det legges frem beretning om styrets virksomhet for GF.

Styreleder har ansvar for at alle vedtak fra GF blir gjennomført og har anvisnings- og signaturrett for borettslaget. Styreleder ivaretar den daglige kontakten med forretningsfører og ulike tjenesteleverandører. Styreleder besvarer henvendelser til borettslaget pr. brev og e-post, evnt. sammen med det styremedlem som behandler saken. Styreleder er ansvarlig for arkivering av skriftlig og digitalt materiell. Styreleder representerer borettslaget utad. Oppgavene kan utføres i egen regi og/eller ved delegering til styremedlemmer. Styreleder holder styret løpende orientert om aktuelle saker.

Styreleder betjener tlf. 9504 3232. Ved uforutsette hendelser har styreleder et særskilt ansvar for å iverksette nødvendige tiltak for å sikre at borettslagets interesser blir ivaretatt på en best mulig måte.

Styremedlemmers ansvar, fullmakter og oppgaver

Som tillitsvalgte for beboerne skal styremedlemmene bidra til at styrets samlede virksomhet ivaretar beboernes og borettslagets interesser på en best mulig måte. Dette gjøres ved aktiv deltagelse i styremøter, at man setter seg inn i aktuelle problemstillinger, drøfter innhold i styresaker og fatter beslutninger. For at kontinuiteten skal bli ivaretatt på best mulig måte, må styremedlemmene sette seg inn i tidligere fattede vedtak om aktuelle saker og vise lojalitet mot disse. Ved uenighet om tidligere fattede vedtak kan man evnt. be om at saken reises på nytt.

Styremedlemmer har et særskilt ansvar for å sette seg inn i forhold som angår tildelte oppgaver i fht. driften av borettslaget og holder styreleder/styret løpende orientert om aktuelle forhold på disse områdene.

Styremedlemmene skal bidra til åpen kommunikasjon. Alle forhold som vedrører borettslagets drift og styrets virksomhet, skal kun drøftes på styremøter eller i styreoppnevnte grupper, jfr. krav til taushetsplikt og lojalitet.

Hvis styret finner det ønskelig å opprette funksjoner som nestleder og sekretær/referent, velges disse blant styrets medlemmer.

Nestleder

Nestleder er stedfortreder for styreleder i dennes fravær. Dette forutsetter at leder og nestleder er gjensidig oppdatert om aktuelle saker og samarbeider om administrative forhold. Dette forutsetter godt samarbeid og løpende kontakt mellom styreleder og nestleder. Nestleder har et særskilt ansvar for å sette seg inn i forhold som angår tildelte oppgaver i fht. administrasjon og drift av borettslaget og holder styreleder/styret løpende orientert om aktuelle forhold på disse områdene. Nestleder betjener tlf. 9152 9953

Sekretær/referent

Sekretæren har ansvar for å skrive referat fra styremøtene og ivareta borettslagets IT-utstyr og kontormateriell. Sekretæren printer ut rundskriv, beboerbrev etc. og organiserer utdelingen av dette.

Lojalitet til borettslaget

Styrets medlemmer skal ivareta borettslagets interesser på en best mulig måte. Kunnskap og kjennskap om forhold som kan skade Borettslagets interesser skal uten opphold bringes frem for styreleder/styremøtet. Medlemmene har ikke anledning til å ta imot økonomiske godtgjørelser eller andre personlige særfordeler fra utenforstående, når dette er knyttet til borettslagets drift eller oppgaver som styremedlem.

Habilitet

Styremedlemmer kan ikke delta i behandling av saker som direkte eller indirekte berører ens personlige særinteresser. Det er det enkelte styremedlems plikt å opplyse om forhold som gjør at det kan reises spørsmål om ens egen habilitet.

Taushetsplikt

Styrets medlemmer er underlagt taushetsplikt om styreinterne forhold som en blir kjent med i utøvelsen av sitt styreverv. Dette skal ikke være til hinder for andelshavernes alminnelige innsynsrett i styrets ordinære driftsoppgaver.

Personlig atferd

Styremedlemmer skal i bidra til god samhandling i styret, at styremøtene oppleves som gode og konstruktive av alle parter. Medlemmene skal opptre hensynsfullt, aktsomt og varsomt i sin kontakt med beboere og andre aktører man har kontakt med i sin rolle som styremedlem. Det forutsettes at den enkelte opptrer lojalt mot øvrige styremedlemmer og tidligere fattede vedtak.

Styremøtets form

Styrelederleder innkaller til konstituerende styremøte snarest mulig etter generalforsamlingen. Det foretas valg av nestleder og evnt. andre funksjoner. Attestasjonsrett og signaturbrikker fordeles. Styremøtene ledes av styreleder som også forbereder styresaker, utarbeider dagsorden og innkaller til møtene.

Styremedlemmers fravær, i kortere eller lengre tid, skal meldes til styreleder. Dette for at evnt. varamedlem kan innkalles og de praktiske oppgavene kan bli ivaretatt av andre.

1. og 2. varamedlem tilsendes dagsorden for styremøtene som orientering, men møter kun ved særskilt innkalling. Varamedlem som innkalles til styremøte, mottar kr. 500,- i møtehonorar. Dette trekkes fra styrehonoraret til fraværende styremedlem.

Saksbehandling

Saker som beboere ønsker behandlet av styret, skal fremmes skriftlig. Styret behandler ikke anonyme henvendelser. Styret skal på eget initiativ behandle saker som er nødvendige for den daglige driften av borettslaget. Saker til styremøtenes dagsorden oversendes styreleder i god tid. Alle saker som blir behandlet av styret skal referatføres. Ved behov kan styret engasjere ekstern kompetanse og bistand i saker som krever spesiell fagkunnskap.

Referat

Referat fra styremøtene utformes entydige og tilstrekkelige, i en kortfattet form. Vedtakene er gyldige og forpliktende inntil saken evnt. tas opp på nytt. Etter at referatet er godkjent skal det undertegnes av alle tilstedeværende medlemmer og oversendes til borettslagets forvaltningskonsulent.

Inntreden i styret i valgperioden

Ved frafall av valgte styremedlemmer innkaller styreleder nytt medlem fra varalisten. Nytt medlem må gjøre seg kjent med tidligere fattede vedtak i aktuelle og løpende saker. Innsatt styremedlem innehar sin funksjon som styremedlem frem til neste generalforsamling.

Kommunikasjon

Styreleder/styret sørger for at det blir gitt løpende informasjon om aktuelle saker og styrets arbeid til andelseierne. Skriftlige henvendelser til styret skal behandles og besvares uten opphold. Alle henvendelser fra styret/borettslaget til eksterne parter skal skje på en formelt riktig måte. Brev skal undertegnes av styreleder og evnt. det styremedlem som arbeider med saken. Styreleder er ansvarlig redaktør for hjemmesiden og er mediekontakt for styret.

Forvalteransvar

Styret og det enkelte styremedlem har ansvar for å forvalte borettslagets eiendom på en best mulig måte. Det løpende vedlikehold av eiendommen skal bidra til at det ikke skjer verdiforringelse eller forfall. Økonomiske midler skal brukes på en måte som best mulig ivaretar beboernes interesser. Dette krever god oppfølging av service- og driftsavtaler og konkurranse ved innkjøp av varer og tjenester.

Økonomi

Styret har økonomisk fullmakt til å anskaffe varer/tjenester utover ordinært driftsbudsjett innenfor rammen av 5 % av de årlige fellesutgifter. Styret har ansvar for å utarbeide et årlig driftsbudsjett. Tertialvis regnskapsrapportering skal bidra til at budsjettene ikke overskrides. Styret legger frem årsregnskap for behandling/godkjenning av generalforsamlingen.

Honorar

Det samlede styrehonorar fastsettes av Generalforsamlingen og kommer til utbetaling etter godkjenning av årsregnskapet. Styret fordeler det samlede honorar blant styremedlemmene etter gjeldende styrevedtak. Ved fravær fra styremøter utover feriemåneden, trekkes kr. 500 pr. møte fra det fastsatte honorar. Hvis fraværet også innebærer at styremedlemmet ikke kan ivareta sine tildelte oppgaver, trekkes i stedet 1/12 av styrehonoraret for hver fraværsmåned.

Eventuelle utbetalinger av lønn og honorar til tillitsvalgte utover det general­forsamlingen har vedtatt, skal oppgis i årsberetningen og med angivelse av hvilke tillitsvalgte og hvilke oppgaver og beløp dette gjelder. For å unngå uheldig kobling av ulike roller bør tillits­valgte som ansettes på hel- eller deltid eller honoreres for enkelt­oppgaver i borettslaget med et beløp som på årsbasis utgjør mer enn kr 10.000, vurdere å tre tilbake fra sitt verv som tillitsvalgt før utløpet av valgperioden. Dette gjelder ikke dersom vedkommende er ansatt i stilling eller oppdrag som er vedtatt opprettet av general­forsamlingen.

Vedtatt av styret 07.08.07